Alles wat je moet weten over een document management systeem
De gemiddelde kantoormedewerker krijgt zo’n 5 tot 10 duizend documenten en bestanden per jaar onder ogen tijdens het dagelijks werk. Documenten zijn hierbij zowel fysiek als digitaal. In een organisatie met 100 medewerkers zijn dat volumes die ‘boekdelen’ spreken.
In jouw organisatie is dat hoogstwaarschijnlijk niet anders en je herkent wellicht de uitdagingen rond het managen van deze informatie. De behoefte aan het hebben van grip op verschillende versies, het zoeken naar stukken en het efficiënt opslaan en bewaren van deze documenten en bestanden. Gooi daar het sausje van de wet en regelgeving rondom privacy en bewaartermijnen over heen en je hebt de ideale mix voor een document management systeem.
Misschien heb je al een document management systeem implementatie achter de rug en ervaar je inmiddels de voordelen er van. Zo niet, dan wordt het wellicht tijd om dit eens te overwegen.
In deze uitgebreide blog lees je alles wat je moet weten over een documentmanagement systeem. Pak een kop koffie, zet je telefoon op stil en lees dan rustig verder.
Wat is een document management systeem (DMS)?
Een documenten management systeem – afgekort DMS – is een applicatie die uw organisatie helpt om fysieke en digitale documenten te beheren en organiseren in een centrale database. Deze applicaties of systemen hebben verschillende componenten die bijdragen aan een efficiënte organisatie.
De standaard componenten van een document management systeem
Kijken we naar een gemiddeld DMS dan bestaat deze meestal uit de volgende standaard componenten:
- Document & file capture:
De mogelijkheid om een fysiek document of digitaal bestand te importeren en op te slaan in de centrale database. - Autorisatie & beveiliging:
Met slimme regels wordt ervoor gezorgd dat de juiste mensen de juiste documenten en bestanden kunnen inzien, registreren, wijzigen en eventueel verwijderen. - Vinden:
Krachtige zoekfuncties zorgen dat je altijd binnen seconden het juiste document of bestand vindt. - Delen & samenwerken:
Eenvoudig en slim delen met een link, zorgt ervoor dat informatie centraal blijft. Samenwerken aan documenten vaak met een integratie met MS office zorgt voor een centraal punt van de waarheid en grip op versies. - Workflow:
Via een traditionele workflow of via meer flexibele taken en notificaties worden werkprocessen ondersteund en efficiënter gemaakt. - Integratie:
Het koppelen van en integreren met bijvoorbeeld een facturatiesysteem of CRM-systeem, via standaard connectoren.
Natuurlijk zijn er afhankelijk van het gekozen document management systeem meer of minder componenten en modules. Denk bijvoorbeeld ook aan een sjabloon component, waarmee gemakkelijk brieven kunnen worden gemaakt, door middel van standaard tekstblokken. Of een CRM component, waarmee ook relatiebeheer kan worden ingericht.
Documentmanagement volwassenheid in 3 fasen
Oké je hebt nu op hoog niveau een idee van wat documentmanagement is en wat een document management systeem is. Maar welke soorten oplossingen kennen we? We kunnen de soorten oplossingen in de basis koppelen aan de documentmanagement volwassenheid. Je kunt dan de volgende 3 niveaus onderkennen:
1. EFSS – Enterprise File Synchronisatie & Sharing
In dit geval worden files in een centraal cloudplatform opgeslagen of gesynchroniseerd. Vanuit dit platform kunnen documenten en bestanden gemakkelijk worden gedeeld, zowel intern als extern. Ook is samenwerken aan documenten en bestanden eenvoudig met deze basis oplossing.
Typische voorbeelden van EFSS oplossingen, zijn: Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive en Box. Aandachtspunt bij EFSS oplossingen is de AVG, omdat veel van deze platforms in handen zijn van Amerikaanse bedrijven. Zorg dat je data op West-Europese dataclusters staat. Anderzijds hebben dit soort oplossingen vaak toch ook weer een mappenstructuur. Daarmee wordt het probleem van het niet kunnen vinden van stukken, niet (of tijdelijk) opgelost.
2. ECM – Enterprise Content Management
ECM (Enterprise Content Management) is de paraplu waaronder documentmanagement valt. Onder deze paraplu bevinden zich ook: workflow, business proces automation, web content management en enkele andere begrippen. ECM systemen worden vaak aangeboden als suites met modules voor bovengenoemde capabilities, die op veel punten van de organisatie verbetering brengen door middel van een centrale oplossing.
De belangrijkste focus van deze ECM suites lig op procedures en processen binnen een organisatie. Ze helpen organisaties met het snel terugvinden van informatie, waarbij autorisatie een belangrijke aspect is. De kracht en tevens het nadeel van deze oplossingen, is dat ze bijna alles kunnen, mits goed ingericht. Er is dus geen kant en klare oplossing, je hebt altijd een consultant nodig die je helpt om een goede inrichting te maken, die jouw doelstellingen waarmaakt.
3. Content services en ecosystemen
Vanuit de ECM systemen zien we de laatste jaren een nieuwe geëvolueerde oplossing in de vorm van zogeheten ecosystemen van content services. Een belangrijke katalysator van deze nieuwe oplossingsvorm is de opkomst van de cloud-based systemen die steeds vaker de on-premise systemen verdringen.
Een content services ecosysteem bestaat uit enkele (kleinere) applicaties of systemen die voor een specifiek doel zijn gebouwd. Samen vormen ze een schaalbare en betaalbare oplossing op maat. Je hebt hier dus niet meer een gehele suite van één leverancier waarvan je de helft niet gebruikt, maar een verzameling van services, applicaties en systemen van verschillende leveranciers als bouwstenen van een ecosysteem.
Gardner heeft in 2017 de uitspraak gedaan, dat ECM dood is. Vanuit de marktnaam gezien is dat zeker het geval. Veel leveranciers hebben hun ECM suite omgedoopt tot ‘content services’.
Bekijk je het vanuit de functionele en theoretische aspecten dan is het ook niet meer dan dat. Content services is ECM 2.0, waarbij de belangrijke standaardcomponenten van een document management systeem, zoals hierboven benoemd nog steeds het geheel vormen. Echter nu gebaseerd op, of gebruikmakend van, nieuwe cloud-technieken.
Het spreekwoord oude wijn in nieuwe zakken gaat hier dus voor een deel wel op. Echter doordat in de basis uit wordt gegaan van cloud-based, is de total cost of ownership (TCO) vaak een stuk lager dan bij een traditionele on-premise ECM suite. Ook is het tijdelijk opschalen tijdens pieken gemakkelijker te realiseren.
Wat zijn de baten van een document management systeem?
Het implementeren van een DMS is de eerste stap naar een papier-arm kantoor. Ik blijf realistisch, papier-vrij zal je kantoor voorlopig niet worden. Je kunt echter wel streven naar minder papier en daardoor meer efficiency. Dit zijn de belangrijkste baten van een DMS.
- Starten met vinden en stoppen met zoeken:
Een DMS zorgt voor een aanzienlijke reductie in onnodig zoeken naar documenten en bestanden in een mappenstuctuur die voor slechts 1 persoon binnen je organisatie logisch is. - Grip op versies:
Een goed DMS zorgt voor een heldere versiehistorie waarbij duidelijk is wat concepten en wat goedgekeurde definitieve versies zijn. Ook het kopieren van lokale bestanden in de klantmap, projectmap en offertemap is niet meer nodig. Er is 1 centrale waarheid. - Besparing op print en archiefkosten:
Door digitaal te werken vanuit het DMS is uiteindelijk de noodzaak tot printen een stuk minder. Documenten kunnen digitaal gedeeld worden. Ook de opslag is een stuk veiliger en efficiënter, tegen minder kosten. Je hebt immers geen vloeroppervlak nodig als archiefruimte. - Risico beperking:
Het belangrijkste risico dat je afdekt is natuurlijk schade aan je archief door brand of water. Maar ook de kans op een datalek is kleiner. De meeste systemen zijn immers beter beveiligd dan de fysieke archiefruimte in je bedrijfspand. - Verbetering van informatie:
Doordat je documenten en bestanden digitaal in een DMS beschikbaar zijn, kun je deze informatie combineren met andere systemen. Zo kun je klanten sneller en gemakkelijker te woord staan.