Document- en informatiemanagement: Wat als je vandaag opnieuw mocht beginnen?
In de praktijk van document- en informatiemanagement lopen veel organisaties tegen hetzelfde probleem aan: een informatiestructuur die organisch is gegroeid, maar daardoor steeds moeilijker te beheersen is. Wat ooit begon met gemak en flexibiliteit, verandert op termijn in chaos: informatie zit verspreid over netwerkschijven, persoonlijke mappen, e-mails en applicaties. Documenten worden dubbel opgeslagen, versies raken kwijt en medewerkers verliezen onnodig tijd met zoeken. Compliance en archivering worden ad-hoc opgepakt of pas wanneer het écht moet.
De digitale bloemkool: hoe SharePoint en OneDrive grip doen verdwijnen
De introductie van Microsoft 365 heeft het werken met documenten laagdrempeliger gemaakt dan ooit. Met SharePoint, OneDrive én Teams deel je bestanden in een paar klikken en samenwerken lijkt eenvoudiger dan ooit. Teams speelt hierin een steeds grotere rol als centrale hub voor communicatie én documentuitwisseling. Veel gesprekken leiden automatisch tot nieuwe bestanden, mappen of samenwerkingen die zich buiten de bestaande structuur ontwikkelen.
Maar juist deze eenvoud zorgt ervoor dat de informatiestructuur zich als een bloemkool uitbreidt: overal ontstaan nieuwe mappen, chats, Teams-channels en documentjes, zonder centrale grip of samenhang. Wat vandaag logisch lijkt, is over drie maanden moeilijk terug te vinden.
Hoewel Microsoft 365 krachtige functies biedt voor goed documentbeheer, vereist dit een strak ingerichte structuur, beleidskeuzes én een batchelor's degree aan de Microsoft Hogeschool ;) In veel organisaties ontbreekt die expertise. Het resultaat? Schijnbare eenvoud aan de voorkant, maar chaos aan de achterkant. Zonder strategie raakt zelfs de beste tool het overzicht kwijt.
Hybride informatiemanagement: samenwerken én gestructureerd beheren
Voor goed document- en informatiemanagement is een hybride aanpak essentieel. Conceptdocumenten en samenwerkingen verlopen prima via OneDrive of Teams. Maar zodra een document formeel, definitief of juridisch relevant wordt – denk aan contracten, besluiten of beleidsdocumenten – wil je structuur, versiebeheer en duidelijke autorisatie. Hier komt het document management systeem (DMS) om de hoek kijken.
Solid Flows helpt organisaties bij het ontwikkelen van een strategie waarin documentwaarde en documentcyclus centraal staan. Zo kun je dynamisch werken waar het kan en formeel beheren waar het moet. Bijkomend voordeel, je kunt je Microsoft producten lekker standaard houden, zonder lastige te beheren maatwerk of complexe inrichtingen. Dus geen hoofdpijn omdat iets in de maatwerk inrichting niet meer werkt na een update van Sharepoint of Azure.
Wat als je jouw informatiestructuur wél opnieuw kon ontwerpen?
Stel je voor: geen wildgroei, geen oude systemen, geen overvolle mappenstructuren. Hoe zou je dan je document- en informatiemanagement inrichten? Hoe wil je dat informatie jou en je collega’s ondersteunt in plaats van afremt?
De blauwdruk voor effectief informatiebeheer
Door opnieuw naar je informatiestructuur te kijken, ontstaan nieuwe mogelijkheden:
- Alleen relevante informatie opslaan;
- Ordenen op betekenis en context in plaats van locatie;
- Documenten koppelen aan projecten, dossiers of relaties;
- Toegang automatisch regelen op basis van rol of fase;
- Automatisch versiebeheer en bewaartermijnen toepassen.
Het resultaat? Grip, tijdwinst en een organisatie die wendbaar blijft.
Document management systeem als fundament voor grip
Een modern document management systeem zoals DocBase of CloudCompagnon vormt het hart van die nieuwe structuur. Niet als opslagplek, maar meer als ‘slim georganiseerd informatiesysteem’.
Hiermee kun je:
- Documenten koppelen aan dossiers, projecten of klanten;
- Rechten en rollen instellen per documenttype of proces;
- Versiebeheer toepassen zonder chaos;
- Processen stroomlijnen met digitale workflows;
- Informatie automatisch archiveren of verwijderen;
- Slim zoeken met metadata en filters.
Van informatiebehoefte naar een inrichting op maat
Bij Solid Flows kijken we eerst naar de werkpraktijk en informatiebehoefte. Geen technische oplossing zonder functionele basis. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van je organisatie zetten we hierbij DocBase of CloudCompagnon in als document management systeem. Beide oplossingen worden ingericht op basis van jouw processen, gebruikers en informatiecycli – waarbij DocBase vaak wordt toegepast in grotere of complexere omgevingen en CloudCompagnon juist laagdrempelig is voor het mkb.
We richten het systeem in volgens het MVP-principe: snel live met kernfunctionaliteit, en daarna verfijnen op basis van gebruik. die werkt in jouw organisatie – en écht bijdraagt aan beter document- en informatiemanagement.
Begin klein. Denk groot. Creëer rust en overzicht.
Je hoeft niet radicaal opnieuw te beginnen. Maar de vraag 'wat als je vandaag opnieuw mocht beginnen?' kan wél helpen om los te komen van oude gewoonten. Met een goede strategie én een goed ingericht DMS breng je structuur, eigenaarschap en rust in je informatiemanagement.
Wil je ontdekken wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact op met Solid Flows.